Checkliste

Checkliste Bestandsverkauf: alle Schritte und Unterlagen zum Abhaken

Ein Bestandsverkauf scheitert selten am Käufer und oft an der Vorbereitung. Diese Checkliste zeigt Ihnen, welche Unterlagen Sie brauchen, was 12 und 6 Monate vor dem Verkauf zu tun ist, was nach der Übergabe noch ansteht und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Zuletzt aktualisiert: 2026-07-14 · Ein Angebot der Die Finanzmacher GmbH

Welche Unterlagen verlangt jeder seriöse Käufer?

Jeder seriöse Käufer prüft dieselben Kernunterlagen: eine anonymisierte Bestandsliste, Courtageabrechnungen der letzten zwei bis drei Jahre, Ihre Maklerverträge und Vollmachten, eine Storno-Übersicht sowie Angaben zu Pool-Anbindungen. Wer diese Unterlagen vollständig vorlegt, verkürzt die Prüfung deutlich und verhandelt aus einer besseren Position.

Sie müssen im ersten Schritt keine Kundennamen herausgeben. Für eine seriöse Bewertung reicht eine anonymisierte Aufstellung. Konkrete Kundendaten fließen erst nach Vertraulichkeitsvereinbarung und im geregelten Übergabeprozess. Das gehört in Ihre Unterlagenmappe:

Anonymisierte Bestandsliste: Verträge je Sparte und Gesellschaft, laufende Courtage je Vertrag
Courtageabrechnungen der letzten zwei bis drei Jahre (Pool und Direktanbindungen)
Muster Ihrer Maklerverträge und Maklervollmachten mit den Kunden
Storno-Übersicht: Stornoquote und aktuelle Stornoreserve bzw. Stornohaftungszeiten
Übersicht der Anbindungen: Pool (z. B. Fonds Finanz), Direktvereinbarungen, Courtagezusagen
Kundenstruktur: Altersverteilung, Anteil Privat und Gewerbe, regionale Verteilung
Angaben zu offenen Beschwerden, laufenden Rechtsstreitigkeiten oder Haftungsfällen
Bei Verkauf einer GmbH zusätzlich: Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre

Was sollten Sie 12 Monate vorher tun?

Ein Jahr vor dem geplanten Verkauf klären Sie drei Dinge: Ihr Ziel (verkaufen, vermitteln oder aufwerten), den Zustand Ihrer Daten und die steuerlichen Weichen. Dazu holen Sie eine erste unverbindliche Bewertung ein. So wissen Sie früh, wo Ihr Bestand steht und was Sie bis zum Verkauf noch verbessern können.

Ziel festlegen: komplett verkaufen, einen Käufer vermitteln lassen oder den Bestand erst aufwerten
Wunschtermin und persönliche Planung klären (Ruhestand, Teilzeit, Weiterarbeit auf Wunsch)
Bestandsdaten aufräumen: Dubletten bereinigen, Verträge vollständig erfassen, Kontaktdaten aktualisieren
Stornoquote prüfen und gefährdete Verträge aktiv stabilisieren
Unterlagenmappe anlegen (siehe Liste oben) und Lücken schließen
Steuerberater einbinden: Weichen für §16 Abs. 4 und §34 EStG sowie die Umsatzsteuerfrage früh stellen
Erste unverbindliche Bewertung einholen, zum Beispiel mit unserem kostenlosen Schnellcheck

Was sollten Sie 6 Monate vorher tun?

Ein halbes Jahr vorher gehen Sie in die konkrete Käuferauswahl: Gespräche führen, Vertraulichkeit vereinbaren, Kaufpreismodell und Vertragsentwurf verhandeln. Parallel stimmen Sie den Zeitplan für die Umschreibung mit Pool und Versicherern ab und bereiten die Information Ihrer Kunden vor.

Käuferkandidaten auswählen und persönlich kennenlernen: Wer betreut Ihre Kunden morgen, und wie?
Vertraulichkeitsvereinbarung schließen, bevor Detaildaten fließen
Kaufpreismodell verhandeln: Festpreis oder variables Modell, Zahlungsplan, Stornohaftung
Kaufvertrag rechtlich prüfen lassen (Anwalt) und steuerlich freigeben lassen (Steuerberater)
Umschreibungsweg klären: Poolbestand (Teil- oder Vollübertragung) und Direktanbindungen getrennt planen
Kundeninformation vorbereiten: Anschreiben, Zeitpunkt, Umgang mit Rückfragen und Widersprüchen
Übergabephase vereinbaren: Erreichbarkeit, gemeinsame Kundentermine, ggf. weitere Mitarbeit

Was kommt nach der Übergabe?

Nach der Unterschrift beginnt die eigentliche Übertragung: Ihre Kunden werden schriftlich informiert und haben ein Widerspruchsrecht, die Versicherer schreiben die Verträge um. Sie begleiten diese Phase, kontrollieren die Courtageumstellung und dokumentieren die Datenübergabe. Erst dann ist der Verkauf wirklich abgeschlossen.

Kundeninformation versenden, in der Praxis empfohlen: mindestens zwei Wochen vor der Übertragung schriftlich
Widerspruchsfrist begleiten: Rückfragen persönlich beantworten, damit keine Stornowelle entsteht
Umschreibung bei Versicherern und Pool nachhalten, Dauer variiert je Gesellschaft
Courtageläufe kontrollieren: Ab wann fließt die Courtage an den Käufer, sind alle Verträge erfasst?
Datenübergabe DSGVO-konform dokumentieren, eigene Aufbewahrungspflichten klären
Vereinbarte Übergangsphase leben: gemeinsame Termine, Vorstellung des neuen Ansprechpartners
Gewerberechtliche Folgen mit IHK und Registerstellen klären (Erlaubnis, Registereintrag), wenn Sie ganz aufhören

Was sind die 7 häufigsten Fehler beim Bestandsverkauf?

Die häufigsten Fehler: zu spät anfangen, nur auf den Faktor schauen, ungepflegte Daten, die Steuer erst nach der Unterschrift klären, den erstbesten Käufer nehmen, die Kunden schlecht informieren und den Aufwand der Übertragung unterschätzen. Jeder dieser Fehler kostet Geld, Zeit oder Kundenvertrauen.

Zu spät anfangen. Verkauf plus vollständige Übertragung dauern nach Branchenangaben zusammen leicht ein halbes Jahr und mehr. Wer erst kurz vor dem Wunschtermin startet, verkauft unter Druck.
Nur auf den Faktor schauen. Ein hoher Faktor mit variabler Zahlung über Jahre kann weniger wert sein als ein solider Festpreis. Zahlungsplan, Stornohaftung und Sicherheiten gehören immer mit auf den Tisch.
Ungepflegte Daten. Fehlende Verträge, veraltete Kontakte und unklare Courtagen drücken den Preis und verlängern jede Prüfung. Datenqualität ist bares Geld.
Steuern erst nach der Unterschrift klären. Ob Freibetrag nach §16 Abs. 4 EStG, Fünftelregelung nach §34 EStG oder die Umsatzsteuerfrage: Diese Weichen müssen vor dem Vertrag gestellt werden, nicht danach.
Den erstbesten Käufer nehmen. Ohne Vergleichsangebot fehlt Ihnen jede Verhandlungsposition. Und ohne persönliches Kennenlernen wissen Sie nicht, wer Ihre Kunden morgen betreut.
Kunden schlecht informieren. Ihre Kunden haben ein Widerspruchsrecht. Wer sie überrumpelt oder gar nicht informiert, riskiert Widersprüche und Storno, also genau den Wert, der verkauft wurde.
Die Übertragung unterschätzen. Umschreibung, Poolbestände und nicht übertragbare Verträge brauchen Zeit und klare Regelungen im Kaufvertrag. Wer das ausblendet, streitet später über den Kaufpreis.

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Häufige Fragen

Welche Unterlagen brauche ich für den Bestandsverkauf?

Im Kern: anonymisierte Bestandsliste, Courtageabrechnungen der letzten zwei bis drei Jahre, Maklerverträge und Vollmachten, Storno-Übersicht, Übersicht der Pool- und Direktanbindungen sowie Angaben zur Kundenstruktur. Bei Verkauf einer GmbH zusätzlich die Jahresabschlüsse.

Muss ich Kundennamen herausgeben, bevor ein Vertrag steht?

Nein. Für die Bewertung reicht eine anonymisierte Bestandsliste. Konkrete Kundendaten fließen erst nach einer Vertraulichkeitsvereinbarung und im geregelten Übergabeprozess.

Wann sollte ich mit der Vorbereitung beginnen?

Idealerweise rund 12 Monate vor dem Wunschtermin. Der Verkauf selbst dauert nach Branchenangaben meist 6 Wochen bis 3 Monate, die vollständige Übertragung rund 6 Monate (WIFO-Blog).

Müssen meine Kunden dem Verkauf zustimmen?

Ihre Kunden werden über die Übertragung informiert und haben ein Widerspruchsrecht. In der Praxis wird empfohlen, sie mindestens zwei Wochen vorher schriftlich zu informieren. Eine gute, persönliche Kommunikation verhindert Widersprüche.

Was passiert mit meinem Poolbestand, zum Beispiel bei der Fonds Finanz?

Poolbestände lassen sich als Teil- oder Vollübertragung übergeben. Der Weg wird mit dem Pool abgestimmt und im Kaufvertrag geregelt. Direktanbindungen bei Versicherern laufen getrennt davon.

Kann ich nach dem Verkauf noch mitarbeiten?

Ja, das ist verhandelbar und oft sinnvoll: eine vereinbarte Übergangsphase, gemeinsame Kundentermine oder die weitere Betreuung einzelner Kunden. Bei uns können Sie im eigenen Tempo abgeben.

Philipp Spaeth

Geschäftsführer der Die Finanzmacher GmbH. Ihr persönlicher Ansprechpartner für Bewertung und Nachfolge – aus der Praxis von über 70 begleiteten Nachfolgen im Team.

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